Logo der Schweizerischen Post auf halbtransparenten Hintergrund mit Lastwagen der Schweizerischen Post

Wie die Schweizerische Post ihre Sicherheitsprozesse in 800 Poststellen vereinfacht hat

Straffung der Prozesse bei der Alarmverifizierung zur Entlastung der Ressourcen und Verbesserung der Kommunikation mit Dritten.

Übersicht

Automatisierte und standardisierte Prozesse im Alarmmanagement sparen viel Zeit, Aufwand und Kosten. Die Schweizerische Post hat deshalb vor rund zwei Jahren ein neues Alarmmanagementsystem in Betrieb genommen: Mit evalink definiert die Schweizerische Post verifizierte Alarme und leitet diese automatisch an die Einsatzkräfte weiter. Als Anbieter der vollständig gemanagten, hochautomatisierten und flexibel erweiterbaren Alarmmanagementplattform evalink ist Sitasys der richtige Partner, um die fortschreitende Digitalisierung der Schweizerischen Post zu unterstützen. Bis 2023 werden deshalb alle 800 Schweizer Postfilialen auf evalink migriert sein.

Über die Schweizerische Post

Die Schweizerische Post AG ist eine spezialgesetzliche Aktiengesellschaft mit Sitz in Bern. Sie ist eine der ältesten und bekanntesten Marken der Schweiz und ein fester Bestandteil der Schweizer Identität. Um ihre vielfältigen Aufgaben zu bewältigen, arbeiten unter ihrem Dach mehrere strategische Konzerngesellschaften Hand in Hand. Im Bereich «Post- und Kurierdienste» betreibt die Schweizerische Post 800 Poststellen und weitere Zugangspunkte innerhalb der ganzen Schweiz. Eigentümer ist zu 100 Prozent der Bund. 

Um als traditionsreiches Unternehmen eine verbindende Rolle im Leben ihrer Kunden zu spielen, ist die Schweizerische Post stets am Puls der Zeit. Hinsichtlich moderner Technologien gilt sie heute als eine der weltweit führenden und innovativsten Postdienstleisterinnen, die ihren Kunden qualitativ hochstehende, marktfähige und innovativen Produkte und Dienstleistungen in physischer und elektronischer Form anbietet. 

Geschäftstyp
Dienstleistung
Standort
Schweiz
Anzahl der Verbindungen
< 5.000

Herausforderung

Die Postfilial-Landschaft der Schweizerischen Post ist sehr dynamisch und das Netz mit den eigenbetriebenen Filialen ist einem ständigen Wandel ausgesetzt. Dementsprechend müssen häufig neue Standorte, Kontakte, Terminkalender und Massnahmenpläneerstellt oder gelöscht werden. Alarmanlagen in neueröffneten Filialen müssen rasch aufgeschaltet werden, um diese von der ersten Minute an effektiv vor Einbruch zu schützen. Auch Meldelisten, die festlegen, wer im Alarmfall kontaktiert werden soll, müssen stets aktuell sein.

Um diesen Dynamiken erfolgreich zu begegnen, ist die Schweizerische Post auf ein flexibles Alarmierungssystem angewiesen. Da die Datenpflege aber in der Verantwortung der externen Leitstelle lag, konnte die Schweizerische Post Datenänderungen nur durch das Ausfüllen von Excel-Dateien und deren Übermittlung per E-Mail an die Leitstelle vornehmen. Diese musste die Leitstelle dann ihrerseits korrekt ablegen. Solch manuelle Arbeit ist allerdings nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig. Jede Änderung bedeutete deshalb einen erheblichen Administrations- und Kontrollaufwand für die Schweizerische Post.  

Da ein Teil der Sicherheitsprozesse der Post bei einem externen Sicherheitsdienstleister hinterlegt war und nur auf Anfrage und ausschließlich als PDF eingesehen werden konnte, war es für die Post schwierig, die Prozesse zu standardisieren. Auch die externe und manuelle Abarbeitung der Sicherheitsprozesse der Schweizerischen Post gestaltete sich im Alarmfall meist als schwerfällig, zusätzlich verursachten die durch Fehlalarme unnötig ausgelösten Interventionen hohen Kosten. Der interne administrative Aufwand und die teuren Dienstleistungen der externen Leitstellen generierten darüber hinaus unverhältnismässig hohe Kosten.  

Die Digitalisierung ihrer Prozesse ist für die Schweizerische Post eine strategische Stossrichtung. Externe Sicherheitsdienstleister waren jedoch oft limitiert, um diesbezüglich die erforderliche Unterstützung zu bieten. Um zu vermeiden, dass physische Empfänger zusätzliche Kosten in ihrer Anschaffung als auch Wartung verursachen, sollten Alarme im Zuge der Digitalisierung virtualisiert zur Verfügung gestellt werden.  

Lösung

Automatisierte Standardprozesse vereinfachen die Abläufe bei einem Vorfall wesentlich. Deshalb wurden einige wenige Standardprozesse definiert. In diesen Prozessabläufen kann die Schweizerische Post punktgenau definieren, welche Schritte der Alarmverifikation durchlaufen werden sollen. Bei einem echten Alarm werden objektspezifische Informationen so automatisch an die jeweils hinterlegten Kontakte und Interventionsstellen weitergeleitet: Schlüsselträger der Postfilialen werden per SMS, E-Mail, oder VoIP-Calls informiert und Interventionskräfte in Echtzeit aufgeboten. Neben der VoIP-Alarmierung können auch dieselben Informationen zusätzlich per SMS, E-Mail, etc. abgesetzt werden. 

evalink bietet der Schweizerischen Post ein Alarmmanagementsystem, mit dem sie Sicherheit selbst mit minimalen Kosten und Aufwänden gestalten und gewährleisten kann. evalink kann in einem Subskriptionsmodell bezogen werden, welches keine initiale Investition erfordert, aber viel Flexibilität, eigene Kontrolle sowie einen leichteren Zugang zu Innovationen ermöglicht.  

Die vielfältigen Integrationsmöglichkeiten für Videomanagement, Zutrittskontrolle oder auch Gebäudeautomation über den evalink-Marketplace eröffnen der Schweizerischen Post weitere Möglichkeiten für integrierte Sicherheitslösungen. Neben der Nutzung des virtuellen Alarmmanagements und des Call-Management-Moduls, welches sie bereits einsetzt, kann die Schweizerische Post damit ihr Alarmmanagementsystem bei Bedarf auch mit Integrationen wie Videomanagementsystemen und Zutrittskontrolle vernetzen und erweitern.  

Lastwagen-Van der Schweizerischen Post mit Postangestellten bei der Ausslieferung von Paketen

„Während des gesamten Prozesses war die Unterstützung immer sehr gut. Sämtliche Anliegen und Anforderungen wurden sehr schnell aufgenommen und speditiv passende Lösungen gefunden. Es hat sich als sehr hilfreich erwiesen, dass wir einen Ansprechpartner hatten, der das Projekt während des gesamten Prozesses begleitet hat. Bei spezifischen technischen Fragen konnte Sitasys intern auf weitere Spezialisten zugreifen und die entsprechenden Antworten geben.“ 

Manager, Technische Sicherheit Poststellennetz bei der Schweizerischen Post

Ergebnisse

Flexibilität in einem dynamischen Umfeld

evalink ist so dynamisch wie das Filialnetz der Schweizerischen Post. Dank evalink kann die Schweizerische Post heute selbständig, zu jederzeit und rasch Änderungen an Meldelisten oder Kontaktdaten in einfacher und präziser Art und Weise vornehmen. Mit evalink ist die Schweizerische Post nicht mehr auf eine Leitstelle angewiesen, die dies für sie erledigt, sondern behält stets die Kontrolle über die Korrektheit der gespeicherten Informationen.  Dies spart nicht nur Koordinationszeit, sondern erhöht die Eigenständigkeit der Schweizerischen Post.

Vereinfachte Prozesse durch Standardisierung 

Einheitliche Prozesse schaffen verlässliche Ergebnisse. Dank evalink hat die Schweizerische Post heute jederzeit Zugriff auf ihre eigenen Sicherheitsprozesse, welche visuell einfach und für jeden nachvollziehbar dargestellt sind. Durch die Verwendung automatisierter und standardisierter Massnahmenpläneentlastet die Schweizerische Post ihre Mitarbeiter und profitiert von Zeiteinsparungen. 

Zertifizierte Qualität

Die Einhaltung von Qualitätsstandards spielt für die Schweizerische Post eine zentrale Rolle. Dies kann evalink durch mehrfache Zertifizierungen garantieren. „Ohne evalink wäre es schwierig, eine kompatible Alternative zu finden, die ähnliche Sicherheitszertifikate vorweisen kann, wie sie die Schweizerische Post verlangt“, so der Verantwortliche für die technische Sicherheit des Filialnetzes der Schweizerischen Post. 

Erhebliche Kosteneinsparungen 

evalink‘ fortschrittliche Automatisierungs- und Analysefunktionen stellen zuverlässig sicher, dass Interventionsteams nicht aufgeboten werden, ohne dass ein Alarm zuvor durch verlässlich verifiziert wurde. Neben den Einsparungen, welche sich durch den reduzierten administrativen Aufwand ergeben, konnte die Schweizerische Post seit Projektbeginn ihre Kosten für Alarmbearbeitung dank evalink erheblich senken.

Zukunftssicheres Alarmmanagement

Statt der klassischen Alarmierung über eine Leitstelle, wie es in der Schweiz noch heute Standard ist, ermöglicht evalink der Schweizerischen Post heute ein weitgehend automatisiertes Alarmmanagement. Die Schweizerische Post setzt mit evalink auf eine garantiert zukunftssichere Alarmierungslösung.

Technologie, die der Schweizerischen Post bei der Zielerreichung geholfen hat

Automatisierte Arbeitsabläufe

Verringerung der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und Verbesserung der Effizienz des Alarmmanagements der Schweizerischen Post, was letztendlich zur Verbesserung der Sicherheit und zur Risikominderung in den Postämtern beiträgt.

Filterung von Alarmen

Hilft, die Anzahl der Fehlalarme und unnötigen Alarme zu reduzieren und stellt sicher, dass die wichtigsten Alarme sofort behandelt werden.

Anrufmanagement

Gewährleistung einer effizienten Kommunikation zwischen Postämtern und Einsatzkräften.

2 gelbe Quadrate, die sich in einem roten Quadrat kreuzen

70% weniger Fehlalarme

evalink verbessert die Effizienz und Effektivität der Alarmmanagementsysteme der Schweizerischen Post und schützt vor möglichen Risiken.

2 gelbe Quadrate, die sich in einem roten Quadrat kreuzen

Weniger manuelle Arbeit

Die Integration der Systeme der Schweizerischen Post mit evalink und den Antwortprotokollen gewährleistet, dass sich die Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

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